Un petit rappel pour ceux qui m'ont interrogée à ce sujet :
ERP vient de l'anglais "Enterprise Ressource Planning". On utilise parfois aussi la dénomination PGI (Progiciel de Gestion Intégré).
La mise en place d'un ERP dans l'entreprise est certes chronophage et coûteuse au départ, elle génère des coûts d'ingénierie importants, mais elle permet d'assurer par la suite une organisation plus rationnelle du traitement des informations ainsi que la fiabilité du contrôle de gestion. Stratégiquement parlant, l'ERP est incontournable pour accompagner le développement de l'entreprise.
Sans ERP, chaque service a son propre système d'information et pour faire le lien entre ces différents systèmes, l'entreprise a généralement fait développer des interfaces informatiques entre eux. Les transferts mettent alors en évidence des écarts parfois importants liés à des doubles, voire même triples saises des données. De plus, des déperditions surviennent aussi du fait de plantages informatiques au moment des transferts et des erreurs humaines (transfert du mauvais fichier, doublons dus à deux transferts successifs malencontreux...) augmentent encore la mauvaise qualité des informations obtenues.
L'ERP est donc un système d'information qui va (ou doit, à terme) recouvrir l'ensemble des services de l'entreprise en assurant le transfert des données en temps réel d'un module à un autre, à l'occasion de leur saisie. Cela permet d'identifier l'origine de chaque information : la base des données est unique.
Dans certaines grandes entreprises, des contrôleurs de gestion étaient spécifiquement embauchés pour l’analyse et la correction des incohérences entre ces systèmes d’information.
Ce projet demande l'intégration totale d'un outil logiciel au sein de l'organisation de l'entreprise, adapté à sa structure propre, mais requiert aussi l'analyse approfondie des procédures internes de manière à les rationnaliser. Ainsi, sa mise en place dans l'entreprise entraîne des modifications importantes des habitudes de travail d'une grande partie des employés au point que l'on considère que le coût de l'outil logiciel représente moins de 20% du coût total de mise en place du système.
Les avantages qui résultent de l'ERP sont donc énormes, tant au niveau de l'organisation interne que dans une meilleure maîtrise des stocks notamment. La période des analystes qui devaient réconcilier les écarts entre le système enregistrant les flux physiques et celui regroupant les écritures comptables est donc bien révolue : ce mode de fonctionnement, qui coûtait très cher à l'entreprise, est devenu innacceptable.
L'autre aspect positif de l'ERP réside dans le fait de disposer d'un outil multilingue et multidevises qui permet de travailler dans un contexte international.
L'ERP favorise aussi la normalisation de la gestion des Ressources Humaines, en particulier pour les entreprises qui gèrent de nombreuses entités, parfois géographiquement dispersées.
Quelle que soit la taille de l'entreprise, il existe toujours un processus adapté d'installation d'un ERP et la démarche présentera ensuite un avantage stratégique pour elle, tout comme il était incontournable de passer à l'informatique dans les années 1970/80.